TIPOS DE SISTEMAS DE IMFORMACION

TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Mediante el análisis realizado puedo decir que durante los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:

1. Automatización de procesos operativos.
2. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

Durante los últimos años se han multiplicado los estudios tendentes a analizar la información como factor clave para la toma de decisiones en la empresa, clave de la gestión empresarial, y eje conceptual sobre el que gravitan los sistemas de información empresariales. Se considera que la información es un recurso que se encuentra al mismo nivel que los recursos financieros, materiales y humanos, que hasta el momento habían constituido los ejes sobre los que había girado la gestión empresarial. Si la Teoría económica tradicional mantenía el capital, la tierra y el trabajo como elementos primarios de estudio, la información se ha convertido, ahora, en el cuarto recurso a gestionar.

Diversos autores han estudiado con profundidad los cambios socioeconómicos ocurridos en la segunda mitad del siglo XX:
Alvin Toffler en El shock del futuro (1970) y la La Tercera Ola (1981); Daniel Bell en El advenimiento de la sociedad post-industrial(1973) ; Naisbitt en Megatrends: ten new directions transforming our lives (1982); Tom Stonier en The wealth of information(1983); Masuda en Computonia 1985); Robert Reich en El Trabajo de las naciones: hacia el capitalismo del siglo XXI (1991), Peter Drucker en La sociedad postcapitalista (1993); y más recientemente por Manuel Castells, con su magna obra La era de la información. Economía, sociedad y cultura (1996).
Desde el punto de vista de la gestión empresarial el conocimiento del entorno, en un mundo cada vez más complejo y cambiante, origina una necesidad cada vez más acuciante de información para la toma de decisiones, tanto para atacar nuevos mercados, como para proteger a la empresa de agentes externos que puedan vulnerar su estabilidad.

El dominio de la información externa, no debe hacer olvidar el control de los flujos internos de información que la propia empresa genera derivado de su funcionamiento.Y, finalmente, tampoco se debe olvidar la propia información que la empresa lanza al exterior, en algunos casos regulada por factores legales, como aquellos que obligan a las empresas a depositar sus cuentas anuales en los registros mercantiles. Datos, a su vez, que se convierten en información externa para otras empresas que absorben esa información.

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN A LO LARGO DEL TIEMPO

Según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo, los SI pueden clasificarse en: (Esta clasificación obedece a un punto de vista empresarial)

Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización.
Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas empresariales en general.
Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.
Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma.
Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.
Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.
Sistema Planificación de Recursos (ERP).- Integran la información y los procesos de una organización en un solo sistema.
Estos sistemas de información no surgieron simultáneamente en el mercado; los primeros en aparecer fueron los TPS, en la década de los 60, y los últimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos últimos tuvieron una tímida aparición en los 70 que no cuajó, ya que la tecnología no estaba suficientemente desarrollada).

Otra clasificación, según el entorno de aplicación.
Entorno transaccional: Una transacción es un suceso o evento que crea/modifica los datos. El procesamiento de transacciones consiste en captar, manipular y almacenar los datos, y también, en la preparación de documentos; en el entorno transaccional, por tanto, lo importante es qué datos se modifican y cómo, una vez ha terminado la transacción. Los TPS son los SI típicos que se pueden encontrar en este entorno.
Entorno decisional: Este es el entorno en el que tiene lugar la toma de decisiones; en una empresa, las decisiones se toman a todos los niveles y en todas las áreas (otra cosa es si esas decisiones son estructuradas o no), por lo que todos los SI de la organización deben estar preparados para asistir en esta tarea, aunque típicamente, son los DSS los que encargan de esta función. Si el único SI de una compañía preparado para ayudar a la toma de decisiones es el DSS, éste debe estar adaptado a todos los niveles jerárquicos de la empresa.

SISTEMAS PARA EL PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES (TPS)

Sustituye los procedimientos manuales por otros basados en computadora. Trata con procesos de rutina bien estructurados, incluye aplicaciones para el mantenimiento de registros.
Está basado en la computadora y la relación de los trabajos rutinarios, es el más importante y el más utilizado dentro de la empresa, pues reduce el tiempo de las operaciones o actividades rutinarias de la empresa.

Las características más comunes dentro de la empresa son las siguientes:

• A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.
• Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones.
• Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.
• Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.
• Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.

SISTEMAS TRANSACCIONALES.

Sus principales características son:
· A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.
· Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.
· Son intensivos en entrada y salid de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.
· Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.
· Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

El sector asegurador como ejemplo para los sistemas de información interorganizativos: el caso del SistemaMAPFRE . El caso aquí planteado es una referencia en el uso de los sistemas de información interorganizativos aplicados a la actividad aseguradora.

Los servicios financieros aseguradores
La industria aseguradora forma parte del sector financiero como un subsector muy especializado .Tradicionalmente su principal objetivo ha sido la cobertura de los llamados “ riesgos puros “, es decir de aquellas situaciones para el asegurado que, en caso de acaecimiento, solo pueden derivarse perdidas.

Los clientes abonan una cantidad monetaria llamada “ prima “ a cambio de la cual y durante el periodo de validez del seguro, la entidad se compromete contractualmente a cubrir el siniestro que pueda producirse, en los términos pactados en la póliza .Este contrato celebrado a un plazo (generalmente anual) puede prorrogarse con el pago periódico de nuevas primas. En todos los casos posibles y en las combinaciones que se puedan generar en el mercado, son evidentes las necesidades de trasladar y compartir información relativa a sus procesos de trabajo, a sus productos y a sus clientes:

-En las actividades de diseño de productos adaptados a perfiles ya conocidos de la cartera de clientes.
-En la gestión comercial de los productos procedentes de diferentes negocios.
-En los procesos de trabajo técnico.
-En el cálculo de los riesgos y su distribución.
-En la inversión de fondos.
-En la información contable.
-En la gestión de recursos tecnológicos , patrimoniales e informáticos.

PROCESOS ESENCIALES

a) Proceso de desarrollo técnico-actuarial: aquellos que tienen por fin el diseño de productos competitivos y con suficiente base técnica en su configuración.
b) Proceso de suscripción de riesgos: actividades que tienen el objetivo de seleccionar la clientela de acuerdo a los criterios fijados , cubriendo contractualmente los riesgos de la transacción.
c) Procesos de gestión de siniestros: prestación de los servicios pactados al cliente con prontitud, calidad y eficiencia.
d) Distribución y comercialización: difusión de la oferta de los productos, apoyo a la red de mediadores y distribución al cliente.
e) Gestión de las inversiones: manejo de los fondos que posee la compañía de seguros, propios, constituidos para atender las reclamaciones futuras por daños en los clientes y, en su caso, para restituir su ahorro acumulado. En esta gestión ha de conjugarse la seguridad con la máxima rentabilidad, ya que su rendimiento es una importante fuente de ingresos del negocio “no técnico” de las compañías.

PROCESOS DE APOYO

f) Desarrollo de los recursos humanos: gestionando políticas(contratación, compensación , promoción profesional, etc.) para comprometer a las personas con los objetivos y estrategias de la entidad.
g) Gestión de los sistemas operativos: soporte de la organización para dotarla de agilidad y eficiencia en los procesos de trabajo basados en tecnologías informáticas y de telecomunicaciones.
h) Administración y control financiero : facilitando el manejo de la tesorería y el flujo de información patrimonial, contable y financiera disponible para el control de la propia entidad para informar a terceros (accionistas, mercados y administración pública) sobre sus resultados, estabilidad y solvencia.
i) Instrumentos de la dirección : sistemas empleados para el gobierno de las instituciones facilitando la toma de decisiones y la selección e implantación de las estrategias: planificación, sistemas de objetivos, organización, control de gestión, etc.

LOS TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN SE MUESTRAN EN LA FIGURA

Este sistema , en la segunda mitad de los años 90 se implanta paulatinamente a todas las filiales en Iberoamérica, permitiendo mejorar la productividad de las entidades, prestar un mejor servicio a sus mediadores y asegurados y conseguir que la información procedente de diferentes compañías y países pudiera homogeneizarse y compararse a efectos de control.

Paralelamente a este desarrollo internacional, la realidad territorial española de un grupo financiero que debía actuar frente al cliente con una sola imagen, pero con productos procedentes de distintos negocios (que, no se olvide, se gestionaban especializada y autónomamente) planteaba otro reto a la organización, para hacer compatible la segmentación de la clientela y su atención coordinada.